Google documents

Google Documents (Google Docs) est un éditeur de texte collaboratif en ligne gratuit permettant de partager ou de créer du contenu avec d’autres utilisateurs. Cela est très pratique, car Google Docs permet de collaborer à distance sans se déplacer. Les modifications sont effectuées instantanément et il est possible de voir les actions/modifications des autres utilisateurs. Bref, Google Docs est particulièrement utile pour les travaux d’équipe ou n’importe quel type de travail qui nécessite une collaboration.

01

Google Docs est vraiment très simple à utiliser. Si vous êtes capable d’utiliser Microsoft Word par exemple, Google Docs sera un jeu d’enfant pour vous.

02

Voici 12 étapes toutes simples pour être en mesure de bien utiliser ce programme :

03

La première chose à faire, c’est d’aller sur Internet au http://www.docs.google.com

04

Ensuite, vous devez ouvrir votre compte Gmail en inscrivant votre adresse ainsi que votre mot de passe. Si vous n’en avez pas, il suffit de créer un nouveau compte en remplissant les informations requises. Pour ce faire, vous devez aller cliquer en haut à droite sur l’onglet rouge (Sign Up).

05

Pour créer un nouveau fichier texte, vous devez cliquer sur l’onglet « CRÉER » et ensuite cliquer sur l’option Document Texte.

07

Ensuite, vous arrivez sur le fichier de traitement de texte. Pour nommer votre fichier, vous devez aller cliquer sur « Document sans titre ».

08

Une fois que cette fenêtre apparait, vous pouvez nommer votre fichier. Pour cet exercice, nous l’avons baptisé « Tutoriel ».

09

Par la suite, il ne suffit que de taper son texte ou de faire un copier-coller avec un texte déjà fait.  Vous pouvez réaliser que Google Docs est très semblable à Microsoft Word. Les fonctions sont similaires et vous pouvez sélectionner le corps de caractère, la police ou d’autres paramètres de mise en forme.

010

L’intérêt de cet éditeur de texte collaboratif en ligne est la possibilité de rédiger des documents à plusieurs. Pour ce faire, il ne s’agit que de cliquer sur le bouton bleu « Partager » en haut à droite.

011

Une fois rendu dans les paramètres de partage, vous pouvez choisir de rendre public ou privé votre document. Si vous décidez de le mettre privé, seulement les utilisateurs que vous avez ajoutés auront accès au document (avec la possibilité de le modifier).

012

Pour ajouter l’un de vos collègues, vous devez aller cliquer dans la case blanche intitulée « Ajouter des personnes ».

Ensuite, vous devez taper l’adresse courriel de votre collègue. ATTENTION, CERTAINES ADRESSES SONT INCOMPATIBLES AVEC GOOGLES DOCS (HOTMAIL PAR EXEMPLE). IL EST PRÉFÉRABLE QUE VOS COLLÈGUES AIENT (OU S’OUVRENT) UN COMPTE GMAIL.

Les personnes ajoutées recevront une confirmation et un lien d’accès dans leur boite à courriels. S’ils n’ont pas reçu de confirmation, vous devez vous assurer d’avoir correctement tapé leur adresse ou de vous assurer que vos collègues possèdent un compte Gmail.

De plus, pour que les personnes ajoutées puissent modifier le document, vous devez vous assurer de cliquer sur « Modifications autorisées ». Vous pouvez aussi choisir de seulement accorder la possibilité de consulter ou de commenter le document.

Finalement, cliquez sur « OK » pour sortir des paramètres de partage.

013

Une fois que vous avez ajouté vos collègues, vous pouvez voir qui est connecté au fichier. Pour ce faire, vous n’avez qu’à regarder en haut à droite sous l’onglet « Partager ». Chaque utilisateur se verra attribuer une couleur spécifique permettant de suivre le travail de chacun. En fait, chacune des modifications faites sur le document sera colorée en fonction de la couleur de l’utilisateur les ayant effectuées.

012

Pour effectuer un commentaire, vous n’avez qu’à sélectionner le texte. Ensuite, vous allez sur « Insertion » et sur « Commentaire.

013

Vous verrez apparaître une fenêtre à droite de l’écran. Vous n’aurez qu’à écrire le commentaire désiré et ensuite cliquer sur “Commenter”.

014

Pour quitter, vous n’avez pas à faire aucune sauvegarde, car elles se font automatiquement. Vous devez simplement fermer la page. Vous verrez votre document sur la page d’accueil de Googles Docs ainsi que la date de la dernière modification.

Pour terminer

Comme vous l’avez vu, Google Docs est très facile à utiliser. Ces étapes vous permettront d’exploiter cet éditeur de texte sans difficulté. Comme mentionné plus haut.  Google Docs est très utile pour les travaux collaboratifs. Nous vous recommandons d’utiliser “Skype” en même temps, car cela permet de collaborer de manière encore plus efficace. La technologie permet de nos jours de travailler conjointement sans se déplacer. Alors, pourquoi ne pas en profiter !

Si vous désirez un tutoriel vidéo, nous vous suggérons ce lien qui est très intéressant :